De-connecteren op vakantie

Ik ga op vakantie en ik neem mee…

Zonnecrème, zonnebril, zwembroek of bikini,… .

En de laptop, de smartphone of de tablet?
Wat doen we daarmee?

Hoe bereikbaar wil ik zijn tijdens de vakantie?
En wat met die overvolle mailbox als we terug zijn?

FOMO en JOMO

Digitale communicatiemiddelen zijn handig, leuk, snel en vooral niet meer weg te denken uit ons werk en dagelijks leven. Maar de verleiding tot afleiding van het hier en nu en soms zelfs de verslaving zijn niet veraf. Er bestaat zelfs al een term voor: FOMO (Fear Of Missing Out). De angst om iets te missen en dus altijd online willen zijn. De FOMO beperkt ons om helemaal in het hier-en-nu te leven. En laat dat nu net de bedoeling zijn van een ontspannende vakantie: even loskomen van het werk en de rest van de wereld.

Gun jouw brein rust en recuperatie-tijd

Ons brein heeft regelmatig rust nodig. Vaak gunnen we het dat niet echt; werk en privé zijn verweven, het nieuwe werken geeft flexibele werktijden en daardoor laten we het werk nooit echt los. Bij voorkeur ga je er 1 of 2 weken tussenuit en dan liefst ook digitaal. Maar als de vakantie bijna tegen zijn einde loopt, begint het getob vaak al. Je denkt al aan de eerste brandjes die je gaat moeten blussen, aan de berg e-mails die op je staan wachten, aan de 10-tallen voicemails die je moet beantwoorden, … . Deze gedachte doet ons vaak beslissen om toch tijdens de vakantie die mailbox regelmatig bij te houden, toch die telefoontjes op te nemen en terug te bellen… ook als dit eigenlijk wel kan wachten tot je terug bent. Laat ons op vakantie toch vooral genieten van JOMO: Joy of Missing Out.

2 weken voor vertrek….

Beslis en maak afspraken over bereikbaarheid

Maak duidelijke afspraken met je werk- én privéomgeving.
Is er een back-up mogelijkheid voor dringende zaken? Via een collega of een centraal nummer?
Heb je geen back-up? Beslis dan hoe je wil tewerk gaan. Het kan niet zijn dat je effectief instant op alles moet antwoorden tijdens je vakantie. Je hebt je “time-out” echt wel nodig.
Laat de “ja-maar” even achterwege en bekijk gezond kritisch: hoe bereikbaar moet je echt zijn? Beslis of je dagelijks je voicemail zal checken of echt een week offline gaat.

Zorg dat iedereen weet hoe (on)bereikbaar je bent

Zet de periode dat je afwezig bent alvast in je handtekening van je email. Geef mondeling aan je klanten, je contacten, je vrienden en familie door wanneer je wel of niet bereikbaar bent. Maak een out-of-office klaar met een korte en bondige authentieke boodschap: wanneer ben je terug bereikbaar, waar kunnen ze terecht als het niet kan wachten tot je terug bent. Zet je out of office enkele dagen eerder dan je effectieve vertrek al actief tot en met je eerste werkdag na de vakantie. Op deze manier geef je jezelf ruimte voor vertrek en je eerste werkdag om terug “bij te benen”.
Indien een select gezelschap je toch zou moeten kunnen bereiken, gebruik dan “thuisblijvers info” van je verblijf. Het is echt wel ok dat ze je via het hotel kunnen bereiken.

Plan geen zaken de dag voor je vakantie start

Hou deze dag voor je vakantie vrij om je planning van na de vakantie op punt te stellen, je voicemail in te spreken, je inbox leeg te maken. En plan geen meetings op je eerste werkdag na de vakantie. Die eerste werkdag gebruik je om terug op te lijnen, met collega’s af te stemmen en met volle moed aan de slag te gaan.

Spreek je voicemail in

Zorg dat jouw keuze van bereikbaarheid ook duidelijk is als ze je op je mobiele telefoon bellen. Bouw die drempel in: “Kan het niet wachten tot ik terug ben? Bel dan dit nummer “(jouw back-up) of “Spreek een voicemail in en ik bel je binnen de 24 u terug”.

Tijdens je vakantie:

Wees consequent

Heb je laten weten dat je geen e-mails leest tijdens je vakantie, geen telefoontjes onmiddellijk beantwoordt? Doe het dan ook niet. Je doet je zelf er geen plezier mee en wees gerust, je omgeving heeft het snel door dat je toch antwoordt tijdens je vakantie. Dan zal de toevloed van e-mails stijgen en zullen ze je nog sneller bellen. Die duidelijke voicemail en je out of office zijn daarom cruciaal om die stroom te temperen.

Digital Detox op vakantie?

Een “cold turkey” digitale detox op vakantie kan een bewuste keuze zijn toch is het niet voor iedereen weggelegd. Een gezond, bewust en matig gebruik van technologie is echt ook wel ok. Kiezen is de boodschap!

Social media tijdens de vakantie?

Het is natuurlijk fijn om de thuisblijvers af en toe info te kunnen doorsturen vanuit je vakantieoord. De technologie van de huidige smartphones laat toe om kwalitatief goede filmpjes en foto’s te maken. Ze instant posten op social media zoals vb. Instagram en facebook is al even gemakkelijk.

Wil je graag de thuisblijvers foto’s toesturen, gebruik dan “besloten” social media zoals bv. WhatsApp. Kies bewust wanneer je foto’s wil posten. Moet het echt instant op het moment zelf? Of is het ok dat je enkele keren een selectie foto’s doorstuurt? Maak ook hier afspraken zodat het thuisfront weet dat als ze 2 dagen geen foto hebben zien passeren dit niet betekent dat je vermist, ontvoerd of van de aardbol verdwenen bent.
Je hoeft dan ook niet continu met je gsm in de aanslag rond te dwalen in je vakantieoord. Geniet, doe indrukken op, gebruik al je zintuigen. Het meeste is toch niet vast te leggen in pixels, maar wel als herinneringen in je geheugen.

Terug uit vakantie… inbox-fobia!

Overvolle mailbox

Je inbox heeft wel degelijk een heleboel nieuwe e-mails wanneer je terugkomt uit vakantie, dat is een zekerheid. Weet dat 50% wellicht niet meer relevant is omdat het al is opgelost of sowieso puur informatief was. Je e-mails doorlopen om te kijken of er nog iets actueel is gaat je veel te veel tijd kosten.

Hoe kan je zorgen dat je alleen die e-mails verwerkt die er echt nog toe doen?

  • Maak een folder “vakantie 2018”
  • Zet alle e-mails uit de inbox in deze folder
  • Klaar!
  • Doe jouw ronde; face-to-face of telefonisch, bevraag je omgeving (collega’s en contacten) naar de “hot” items en haal enkel die e-mails terug waar je werkelijk tijd in moet steken.

Samenvatting tips:

  • Kies hoe bereikbaar je wil zijn op vakantie
  • Communiceer en stem de verwachtingen af met je werk- en privé omgeving (thuisblijvers)
  • Installeer een duidelijke out of office, activeer hem enkele dagen voor je vakantie en laat hem eindigen na je eerste werkdag
  • Stel voicemail in
  • Plan je eerste werkdag als “bij-been-dag”
  • Zorg dat je alleen de relevante e-mails verwerkt
  • Communiceer!

Geniet van je vakantie!

Christine Wittoeck
Digital Detox Expert bij Digital Detox academy